Реестр документов как нельзя лучше подойдет для этих задач - объединит ваши документы в единый список. Инструмент идеально подойдет тем, кто хочет управлять всеми созданными документами в сущностях CRM (лид, сделка, контакт, компания, предложение). Также можно создать свои реестры документов из Битрикс24.Диска. Приложение имеет три основных раздела:
Все документы
Выводится в виде настраиваемого списка полей:
-
Название документа
-
Номер документа
-
Тип документа*
-
Дата создания/изменения документа
-
Автор документа
-
Статус документа (для документа типа счет**: оплачен, не оплачен, ожидает оплаты, оплачен частично; для остальных типов: подписан/не подписан)
-
Название сущности (название: лида, сделки, контакта, компании, предложения)
-
Тип сущности (лид, сделка, контакт, компания, предложение)
*Название шаблона, по которому создан документ.
**Шаблон счета определяется автоматически, по наличию слова “счет” в названии шаблона. Таким образом, для документа типа счет доступны собственные статусы.
Основные особенности функционала:
-
По каждому полю возможен поиск и фильтрация.
-
Группировка документов по связанным в CRM сущностям (например, сделка: отображает группу документов, которые были сгенерированы в этой сделке, а также документы из всех сущностей, привязанных к ней: контакт, компания, лид, предложение).
-
Удаление документов прямо из списка.
-
Детальный просмотр документов прямо из списка (предпросмотр документа, полный просмотр документа в PDF).
-
Печать документа, отправка на почту, скачивание в PDF или DOCX, отображение с подписями или без них, активация публичной ссылки.
-
Редактирование шаблона (загрузка нового шаблона, смена названия шаблона, привязка к любым разделам CRM, права доступа к шаблону, смена привязки к стране, смена реестра).
-
Редактирование документа (смена: номера документа, даты генерации документа, общей суммы сделки, названия документа, количества товаров, реквизитов клиента).
-
Заполнение и редактирование реквизитов вашей компании.
-
Детальный просмотр сущностей (лид, сделка, контакт, компания, предложение) прямо из списка.
-
Работа со статусами документов.
Список реестров
Реестр - это список документов, сгруппированный по общему нумератору. Документы можно просматривать в разрезе реестров, которые выводятся на основании нумератора документов.
Создание реестра
Собственный реестр необходим для вывода документов из Битрикс24.Диска. При создании указывается название реестра и папка на Битрикс24.Диске (существующая или предварительно созданная). Для таких типов документов не отображается информация по связанной CRM сущности. Поле "Тип документа" для таких документов всегда одинаковое - "Документ из диска".
Вы всегда можете обратиться к разработчику для расширения или доработки функционала приложения. Например:
-
Добавить новые статусы для документов.
-
Разработать для вашего портала персональное приложение.